存貨主要包括原材料、在產(chǎn)品、發(fā)出商品、周轉(zhuǎn)材料、委托加工物資、自制半成品、產(chǎn)成品以及庫存商品等。在家具制造企業(yè)中，存貨不僅是流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分，在流動(dòng)資產(chǎn)中所占比重通常高達(dá)40%以上，也是家具制造企業(yè)的價(jià)值增值來源，企業(yè)正是通過生產(chǎn)制造及銷售過程實(shí)現(xiàn)價(jià)值增值。因此，存貨內(nèi)部控制實(shí)施得好與壞，直接關(guān)系到家具制造企業(yè)的生存和發(fā)展。存貨的內(nèi)部控制包括對存貨購、收、發(fā)、領(lǐng)、退全過程的管理。不同行業(yè)的企業(yè)對存貨的儲(chǔ)存和管理要求不同，同行業(yè)不同規(guī)模的企業(yè)對存貨的流程管理也不盡相同。本文以D公司為例，對民營中小型家具制造企業(yè)的存貨內(nèi)部控制進(jìn)行探討。
 

D公司是一家創(chuàng)辦于2005年的中小型民營家具制造企業(yè)。其產(chǎn)品有辦公家具、酒店套房系列、酒店餐飲系列，其中尤以酒店高檔豪華餐桌為主導(dǎo)產(chǎn)品。D公司生產(chǎn)基地設(shè)在河北省香河縣，其銷售展館和代理商遍布全國多個(gè)省市。D公司的存貨具有品種多、流動(dòng)性強(qiáng)、數(shù)額大的特點(diǎn)，主要包括各種原材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品、周轉(zhuǎn)材料、委托加工物資等。具體來說，D公司的存貨約占流動(dòng)資產(chǎn)的45%，保持存貨的安全和完整是存貨控制的重要內(nèi)容。D公司主要從存貨的收發(fā)管理、存貨的生產(chǎn)流轉(zhuǎn)和存貨的清查盤點(diǎn)方面制定了相關(guān)控制制度。
 

1. 存貨的收發(fā)控制。D公司設(shè)有專門負(fù)責(zé)存貨收發(fā)的倉庫管理班，其中有倉管班長1名，倉庫管理員6名，裝卸工2名，文員1名。倉管班人員的職責(zé)分工如下：班長主要負(fù)責(zé)倉庫的整體管理和工作調(diào)度；倉庫管理員按照存貨分類，負(fù)責(zé)其管理的存貨的收取、保管、發(fā)貨全程工作；文員負(fù)責(zé)倉庫存貨的收發(fā)記錄及后勤工作。
 

同時(shí)，D公司對存貨收發(fā)控制有如下要求：①材料人庫。由采購員填制“人庫單”，“人庫單”注明材料名稱、規(guī)格型號、單價(jià)、數(shù)量、人庫日期、運(yùn)雜費(fèi)以及供貨來源。②半成品、產(chǎn)成品人庫。由生產(chǎn)車間填寫“人庫單”，并經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)合格后交由倉庫保管員驗(yàn)收，產(chǎn)品人庫單一式三份，經(jīng)營計(jì)劃部、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部、人庫單位各一份。③辦理人庫手續(xù)。無論是從供應(yīng)商采購的存貨還是自制的半成品和產(chǎn)成品，在人庫時(shí)統(tǒng)一由倉庫保管員辦理所管存貨的人庫手續(xù)，檢驗(yàn)實(shí)物是否與人庫單所列名稱、規(guī)格型號、數(shù)量相符。對于需要質(zhì)量檢驗(yàn)的存貨，經(jīng)檢驗(yàn)合格后才予以人庫，不符合規(guī)定的不予辦理人庫手續(xù)。④發(fā)出庫存材料。發(fā)出的庫存材料實(shí)行領(lǐng)用制，倉庫保管員根據(jù)經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字的領(lǐng)料單發(fā)放存貨，領(lǐng)料單上必須寫明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格型、數(shù)量、領(lǐng)用部門、日期和用途；退料時(shí)也必須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)簽字，退料數(shù)量用紅字填列。⑤產(chǎn)品出庫。銷售部門提交填制好的“銷售單”，同時(shí)提交給財(cái)務(wù)部門蓋章后，倉庫保管員才發(fā)貨。保管員按“銷售單”內(nèi)容核對發(fā)貨并要求提貨人員簽字。
 

2. 存貨的生產(chǎn)控制。D公司的家具制造主要有以下六道工序：開料、拼板、加工、打磨、噴漆和晾漆。其中，開料、拼板、加工三道工序技術(shù)性較強(qiáng)，工序較復(fù)雜；打磨工作相對來說專業(yè)要求較低，工序簡易；噴漆、晾漆兩道工序通常由油漆涼干速度來決定工序進(jìn)度。
 

D公司實(shí)行專業(yè)化生產(chǎn)，工人各司其職，每個(gè)工人工種分明，只負(fù)責(zé)自己的生產(chǎn)工序。D公司目前有負(fù)責(zé)開料拼板加工的木工20名，打磨工人15名，噴漆工人15名。開料拼板工人經(jīng)常加班趕工，而打磨的生產(chǎn)工序較簡單，工人工作輕松，經(jīng)常處于閑置狀態(tài)，產(chǎn)品未經(jīng)過前面幾道工序又無法進(jìn)行噴漆，因此常常導(dǎo)致產(chǎn)品堆積在開料加工工序，產(chǎn)品停滯在生產(chǎn)線的時(shí)間過長，增加了存貨管理負(fù)擔(dān)。
 

3.存貨的清查盤點(diǎn)。D公司的存貨清查盤點(diǎn)按照如下要求進(jìn)行控制：①倉庫保管員按要求發(fā)放原材料、輔料、零件、半成品及產(chǎn)成品等，同時(shí)辦理出賬手續(xù)做到日清月結(jié)。倉庫保管員每月對出庫、人庫情況進(jìn)行清點(diǎn)，填寫盤存報(bào)表。②倉庫保管員每半年對存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，填寫盤存報(bào)表。盤存報(bào)表填寫型號、規(guī)格、名稱、定額、數(shù)量、單價(jià)、庫存余額，做到賬目資金實(shí)物統(tǒng)一無誤。③若出現(xiàn)盤盈或盤虧，由倉庫保管員解釋盤盈或盤虧原因，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處理。
 

1. 存貨的收取、保管、發(fā)貨及盤點(diǎn)都由倉庫保管員負(fù)責(zé)，缺少相應(yīng)的內(nèi)部牽制制度。由D公司存貨的收發(fā)管理可以看出，D公司缺乏內(nèi)部牽制制度。內(nèi)部牽制制度要求任何部門或個(gè)人不能獨(dú)攬業(yè)務(wù)處理的全過程，不同步驟應(yīng)交由不同的部門或人員去完成。而D公司存貨由人庫至出庫的全過程按照存貨類別都是由同一倉庫保管員進(jìn)行收發(fā)和保管，可見，D公司缺乏內(nèi)部牽制的觀念，應(yīng)該完善倉庫保管員的職責(zé)分工。
 

2. 由于個(gè)別工序生產(chǎn)能力趕不上，導(dǎo)致在制品在生產(chǎn)線上的停滯時(shí)間過長。D公司產(chǎn)品在生產(chǎn)線上停滯時(shí)間過長，歸根結(jié)底是由于各工序生產(chǎn)能力設(shè)計(jì)不均衡或生產(chǎn)協(xié)調(diào)及靈活性不足導(dǎo)致的。一般來說，家具制造都要經(jīng)過開料、拼板、加工、打磨、噴漆和晾漆等一系列生產(chǎn)工序。在各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)，其進(jìn)度、效率和生產(chǎn)能力常常出現(xiàn)差異，如果不恰當(dāng)調(diào)度工作人員調(diào)整生產(chǎn)能力，必然導(dǎo)致整體運(yùn)行產(chǎn)生不平衡現(xiàn)象，即出現(xiàn)D公司的噴漆、打磨工人閑置，而開料加工工人加班加點(diǎn)等不平衡現(xiàn)象。
 

3. 倉庫保管員進(jìn)行存貨清查盤點(diǎn)后，并無其他人員對盤點(diǎn)后的存貨進(jìn)行復(fù)查。根據(jù)D公司對存貨清查盤點(diǎn)的要求可以發(fā)現(xiàn)，D公司的存貨清查盤點(diǎn)全部由倉庫保管員“一手包辦”，盤點(diǎn)、清查、賬實(shí)核對以及對盤贏盤虧的解釋都是由倉庫保管員負(fù)責(zé)，沒有其他人員對其盤點(diǎn)工作進(jìn)行復(fù)查，這可能造成倉庫保管人員的舞弊現(xiàn)象，應(yīng)該加強(qiáng)存貨盤點(diǎn)的控制。
 

4.對于存貨盤虧的處理，沒有設(shè)置對相關(guān)人員的獎(jiǎng)懲措施和監(jiān)督機(jī)制。D公司雖然存貨盤虧時(shí)須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后再處理，但并沒有設(shè)置相關(guān)的獎(jiǎng)懲措施和監(jiān)督機(jī)制。盤虧的存貨，必須由其他人員對存貨進(jìn)行復(fù)查盤點(diǎn)，調(diào)查存貨盤虧原因。對于人員為造成的存貨盤虧，應(yīng)該追究相關(guān)人員的責(zé)任，進(jìn)行相應(yīng)的懲罰。由D公司對盤虧存貨的處理方式可見，其缺乏監(jiān)督機(jī)制和獎(jiǎng)懲，這很容易造成倉庫保管員以公徇私、不盡職責(zé)的后果，不利于存貨的保管。
 

1. 完善職責(zé)分工，實(shí)行內(nèi)部牽制。為實(shí)現(xiàn)內(nèi)部牽制，完善庫存管理的職責(zé)分工，D公司可將倉管班工作人員的工作進(jìn)行如下調(diào)整：由2名倉庫管理員負(fù)責(zé)所有存貨的驗(yàn)收，另外2名倉庫保管員負(fù)責(zé)存貨的分類、分區(qū)域保管，剩余的2名倉庫保管員負(fù)責(zé)全部存貨的發(fā)放。通過這種分工調(diào)整，改變了之前的以存貨類別為標(biāo)準(zhǔn)劃分倉庫管理員職責(zé)的狀況，可以使負(fù)責(zé)驗(yàn)收、保管及發(fā)貨的倉庫管理員之間實(shí)現(xiàn)相互牽制，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)存貨管理中出現(xiàn)的工作錯(cuò)誤或者舞弊現(xiàn)象。
 

具體工作流程和要求如下：①2名負(fù)責(zé)驗(yàn)收的倉管人員根據(jù)人庫單上所列規(guī)格、型號、數(shù)量等對物資進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格的出具驗(yàn)收報(bào)告單，辦理人庫登記手續(xù)并登記人賬。驗(yàn)收不合格的不予人庫并報(bào)告采購部門處理。②2名倉庫管理員負(fù)責(zé)對人庫的存貨進(jìn)行保管、保養(yǎng)，并定期盤點(diǎn)，如果發(fā)生存貨損壞、滅失、長期積壓等情況，保管人員應(yīng)及時(shí)上報(bào)。③負(fù)責(zé)發(fā)貨的保管人員應(yīng)認(rèn)真核對審批過的領(lǐng)用單，按照物資發(fā)放原則給領(lǐng)用單位發(fā)放物資。
 

2. 加強(qiáng)對存貨控制的監(jiān)督檢查。存貨控制制度制定得再完善，如果相關(guān)人員不認(rèn)真執(zhí)行，那么存貨的內(nèi)部控制制度就成了一紙空文。因此，除了要有完善的職責(zé)分工和授權(quán)審批制度、存貨的出人庫控制、存貨的保管控制外，公司應(yīng)當(dāng)建立健全存貨控制的監(jiān)督檢查機(jī)制，明確相關(guān)人員的職責(zé)權(quán)限，定期和不定期地組織檢查機(jī)構(gòu)或指定專人，對存貨控制進(jìn)行日常檢查和監(jiān)督。例如，可以抽取有關(guān)存貨的記錄憑證，如采購計(jì)劃、明細(xì)臺(tái)賬、出人庫單等來分析存貨控制制度的合理性及具體執(zhí)行情況；通過對生產(chǎn)車間的實(shí)地考查和產(chǎn)品在各個(gè)生產(chǎn)工序停留時(shí)間的對比，檢查存貨內(nèi)部流轉(zhuǎn)情況，通過實(shí)物盤點(diǎn)，并與賬面記錄對比，檢查存貨的保管及盤點(diǎn)制度的執(zhí)行情況。對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的控制薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)加以糾正和完善。
 

3. 完善存貨的盤點(diǎn)控制。對于D公司的存貨盤點(diǎn)控制，應(yīng)從如下三方面進(jìn)行完善：①雖然公司建立了對存貨的盤點(diǎn)制度，但是并沒有相關(guān)人員對盤點(diǎn)后的存貨進(jìn)行復(fù)查，這樣就無法發(fā)現(xiàn)盤點(diǎn)人員可能存在的舞弊。公司應(yīng)該在倉庫保管員進(jìn)行存貨盤點(diǎn)后安排復(fù)查人員進(jìn)行抽查，并且制定復(fù)查人員的相關(guān)責(zé)任制度，使其能勤勉盡責(zé)，認(rèn)真對待每次復(fù)查。對于不盡職責(zé)，未發(fā)現(xiàn)應(yīng)該發(fā)現(xiàn)的問題的復(fù)查人員，應(yīng)由其和倉庫管理員共同承擔(dān)責(zé)任。②由于D公司的存貨種類和數(shù)量比較多，每年盤點(diǎn)兩次有些太少，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)倉庫中存貨的盈余和虧損，應(yīng)該增加對存貨進(jìn)行盤點(diǎn)的次數(shù)。③D公司應(yīng)該制定倉庫管理員的離職審核制度，在倉庫管理員離職前，應(yīng)對其管理的存貨進(jìn)行全面盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。
 

4. 加強(qiáng)員工技術(shù)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)崗位可互換性。D公司在產(chǎn)品在生產(chǎn)線上停滯時(shí)間過長的問題，主要是由于各工序生產(chǎn)能力不均衡或生產(chǎn)靈活性不足。因此，D公司應(yīng)調(diào)整各工序的生產(chǎn)能力，恰當(dāng)調(diào)度工作人員。例如開料、加工工序較繁瑣、耗時(shí)較長，則多安排一些生產(chǎn)力；打磨工序簡單且專業(yè)性要求較低，則可適當(dāng)減少工作人員，緊急時(shí)候也可由其他工作人員替補(bǔ)。另外，應(yīng)不斷進(jìn)行員工的技術(shù)培訓(xùn)，達(dá)到一人多能，實(shí)現(xiàn)崗位的互換性和生產(chǎn)能力的可調(diào)度性，以便在各工序的生產(chǎn)進(jìn)度不一時(shí)進(jìn)行生產(chǎn)能力的協(xié)調(diào)。具體來說，D公司可將開料加工工人調(diào)整為25名，專業(yè)打磨工人調(diào)整為10人，同時(shí)對開料工人進(jìn)行打磨培訓(xùn)，以便在趕工時(shí)期能實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)力調(diào)度。