“采購”一般是指企業(yè)實際購買及與購買過程有關的活動,具體包括:物料計劃和控制、采購調研、采購、運輸、存貨控制、接收、物料質量控制、廢料處理。在制造企業(yè)里,原材料的采購往往是企業(yè)金額最大、最頻繁的采購行為。
成都列維士家具有限公司始建于1990年,建筑面積25000平方米,注冊資金人民幣1000余萬元,固定資產原值3500萬元,年產值9000萬元。公司引進德國、意大利全電腦程控板式家具和實木家具生產線,具有國外先進的木材干燥設備,通過GB/T9001:2000國際質量體系認證及GB/T24001:1996環(huán)境認證體系。公司連續(xù)三屆榮膺四川省家具博覽會金獎。(以下簡稱A公司)
一、A公司原材料采購系統(tǒng)現狀分析
(一) A公司原材料采購系統(tǒng)分析
A公司原材料采購工作主要由采購部門負責,采購部門與原材料需求方(生產部門和庫房)的關系是平行關系,同屬一個領導管轄,這種結構便于協調采購部和生產部、材料庫房的關系。采購活動是由原材料庫房及定單下達后車間主管向生產部反映庫存異動情況,再由生產部門向采購部門提出采購申請,采購部門向供應商發(fā)出訂單,供應商送貨后先由質管部門檢驗,庫房管理人員清點數目后入庫。每次的采購活動發(fā)生的同時伴隨著相關信息在不同部門的流動。
(二)A公司原材料采購環(huán)境分析
A公司所在成都市龍橋鎮(zhèn)工業(yè)園區(qū)生產家具的企業(yè)就有300多家,已經形成了一定的集群效應。與A公司有著直接業(yè)務聯系的原材料供應商企業(yè)基本上都是本地企業(yè)。至2004年A公司的供應商有207個,其中164個都在A公司所在的龍橋鎮(zhèn)及周邊城鎮(zhèn),占全部供應商的80%,25個是在四川省其它地區(qū),18個在國內的其它省市,A公司80%以上的原材料采購金額都支付給了本地供應商企業(yè)。從外地供應商采購的原材料往往都是A公司現在新開發(fā)產品的重要配件,而這些原材料都是由國內大型公司(或代理商)供貨,質量相對可靠,但是價格一般比較高、交貨需要的時間周期很長,而且運輸成本所占比例很高。A公司本地的供應商中約60%都是家庭作坊式的小企業(yè),由于供應商企業(yè)的管理水平普遍較低,所以原材料的質量和生產都不太穩(wěn)定。然而這些企業(yè)供貨價格一般比較低,供貨時間也很短,對于公司的要求反應迅速,付款方式靈活,退貨方便,公司對當地供應商的管理和監(jiān)督也很方便,因此供應商本地化是A公司采購管理的一大趨勢,與本地供應商共同發(fā)展也是公司的一個戰(zhàn)略目標。
二、 A公司采購系統(tǒng)中存在的問題分析
2004年10月,根據材料費用分配表對A公司的直接材料成本進行了一次初步的統(tǒng)計核算,發(fā)現材料實際成本與理想的標準成本差距很大。例如:2004年9月生產了1200套家具,其中包括650套標準間、500套單人間和50套套房,直接材料成本的標準成本是根據每套家具所包含的所有原材料按照當月原材料單價相加計算得到的:差額=實際成本-標準成本,差異率=差額/標準成本
分析所得,標準間、單人間、套房共1200套家具所耗用材料實際成本與標準成本之間的差額為185元,平均差異率為5.5%,也就是說材料實際成本提高了5.5%。經過初步調查與分析,直接材料實際成本與標準成本的差異絕大部分是因為原材料質量問題以及原材料缺貨等原因引起的。具體問題如下:
(一)采購活動中各部門關系不夠協調
由于A公司是采用定單生產的方式,所以對原材料的采購也是根據定單的數量進行合理的材料采購。材料的采購首先是通過車間主管提交材料申購單,然后由生產部負責人進行審核,再由生產部將申購單交于采購部進行采購,再由采購部向供應商發(fā)出訂單,最后才通過質檢部體驗合格入庫。這一系列復雜的程序中如果某一環(huán)節(jié)出現了問題,就會導致了由于原材料得不到及時的提供,從而延誤生產周期,進而耽誤了產品定單交貨日,造成了公司不必要的費用支出。
(二)供應商原材料供應不能按時、按質交貨
一方面,由于供應商企業(yè)管理水平的普遍落后,而A公司本身的采購管理工作又缺乏有效性,常常因為原材料的影響,產品的質量得不到保證,客戶的訂單也無法滿足,結果又導致成品庫存和原材料庫存居高不下,公司的生產管理無法規(guī)范,客戶的滿意度無法提升,市場份額也難以提高。另一方面,當地家具行業(yè)原材料的需求量很大,有時甚至會出現供不應求的局面。有些供應商為了及時供應原材料,對質量把關不嚴,出現了一些偽劣產品。這些都會導致原材料不能及時供應,如此一來,采購環(huán)節(jié)就成了公司發(fā)展的一個重要瓶頸。
(三)采購隊伍力量的薄弱
A公司采購人員進行采購時,都是按照傳統(tǒng)的方式進行采購,只是按照生產部提交的申購單向材料供應商進行單一的采購,沒有從市場的角度分析采購材料的成本。在市場經濟體制下,作為現代生產企業(yè)采用這種采購方式遠遠不能滿足公司的發(fā)展需求。
三、針對問題提出的相關解決對策
(一)加強部門管理,結合具體情況靈活的減少采購程序
A公司應該注重各部門管理工作,維持好各部門正常動作,保證部門之間緊密銜接。另外,根據公司的具體情況,對于部分材料采購采用靈活的方式適當的減少程序,從而節(jié)約了材料供應時間,有利于車間產品的正常生產。另外對于車間常用材料,可直接由生產部負責檢驗。這樣不但節(jié)約了費用的開支,也保證了材料的及時送達。
(二)尋找長期供應的戰(zhàn)略伙伴
戰(zhàn)略聯盟是一種長期互惠的商務關系。聯盟與伙伴關系都有一個主要目標:出擊市場。聯盟伙伴可以通過兩種途徑實現這一目標。第一,把重點放在為采購方的最終用戶創(chuàng)造更大的價值。第二,強調實現更低的總成本。當采購方與供應商開展合作時,就可能出現提高效率和降低成本的機會,這種節(jié)約有助于公司在不損害供應商利益的前提下提供有競爭力的價格。
(三) 建立優(yōu)秀的采購隊伍
一個企業(yè)獲得卓越的采購績效必須依賴于一支高素質、高士氣的員工隊伍,建議公司應該通過招聘、訓練和培養(yǎng),造就出一批具有良好教育程度、有專業(yè)技能、思維活躍的采購專家隊伍。
該公司作為一個民營家具制造企業(yè),所處的行業(yè)競爭極其激烈。公司能否在行業(yè)內保持領先的地位,關鍵因素就是能否在保證質量的同時取得產品成本優(yōu)勢。企業(yè)采購作為企業(yè)經營活動的重要組成部分,在為企業(yè)追求合理的利潤、提供穩(wěn)定而又快捷的物資供應、專業(yè)而又全面技術服務方面起了關鍵性的作用,加強采購管理是企業(yè)挖掘潛力、增強其競爭力的重要手段。
(易文翰,1983年生,河南新縣人,許昌學院化學化工學院助教。研究方向:財務管理)
成都列維士家具有限公司始建于1990年,建筑面積25000平方米,注冊資金人民幣1000余萬元,固定資產原值3500萬元,年產值9000萬元。公司引進德國、意大利全電腦程控板式家具和實木家具生產線,具有國外先進的木材干燥設備,通過GB/T9001:2000國際質量體系認證及GB/T24001:1996環(huán)境認證體系。公司連續(xù)三屆榮膺四川省家具博覽會金獎。(以下簡稱A公司)
一、A公司原材料采購系統(tǒng)現狀分析
(一) A公司原材料采購系統(tǒng)分析
A公司原材料采購工作主要由采購部門負責,采購部門與原材料需求方(生產部門和庫房)的關系是平行關系,同屬一個領導管轄,這種結構便于協調采購部和生產部、材料庫房的關系。采購活動是由原材料庫房及定單下達后車間主管向生產部反映庫存異動情況,再由生產部門向采購部門提出采購申請,采購部門向供應商發(fā)出訂單,供應商送貨后先由質管部門檢驗,庫房管理人員清點數目后入庫。每次的采購活動發(fā)生的同時伴隨著相關信息在不同部門的流動。
(二)A公司原材料采購環(huán)境分析
A公司所在成都市龍橋鎮(zhèn)工業(yè)園區(qū)生產家具的企業(yè)就有300多家,已經形成了一定的集群效應。與A公司有著直接業(yè)務聯系的原材料供應商企業(yè)基本上都是本地企業(yè)。至2004年A公司的供應商有207個,其中164個都在A公司所在的龍橋鎮(zhèn)及周邊城鎮(zhèn),占全部供應商的80%,25個是在四川省其它地區(qū),18個在國內的其它省市,A公司80%以上的原材料采購金額都支付給了本地供應商企業(yè)。從外地供應商采購的原材料往往都是A公司現在新開發(fā)產品的重要配件,而這些原材料都是由國內大型公司(或代理商)供貨,質量相對可靠,但是價格一般比較高、交貨需要的時間周期很長,而且運輸成本所占比例很高。A公司本地的供應商中約60%都是家庭作坊式的小企業(yè),由于供應商企業(yè)的管理水平普遍較低,所以原材料的質量和生產都不太穩(wěn)定。然而這些企業(yè)供貨價格一般比較低,供貨時間也很短,對于公司的要求反應迅速,付款方式靈活,退貨方便,公司對當地供應商的管理和監(jiān)督也很方便,因此供應商本地化是A公司采購管理的一大趨勢,與本地供應商共同發(fā)展也是公司的一個戰(zhàn)略目標。
二、 A公司采購系統(tǒng)中存在的問題分析
2004年10月,根據材料費用分配表對A公司的直接材料成本進行了一次初步的統(tǒng)計核算,發(fā)現材料實際成本與理想的標準成本差距很大。例如:2004年9月生產了1200套家具,其中包括650套標準間、500套單人間和50套套房,直接材料成本的標準成本是根據每套家具所包含的所有原材料按照當月原材料單價相加計算得到的:差額=實際成本-標準成本,差異率=差額/標準成本
分析所得,標準間、單人間、套房共1200套家具所耗用材料實際成本與標準成本之間的差額為185元,平均差異率為5.5%,也就是說材料實際成本提高了5.5%。經過初步調查與分析,直接材料實際成本與標準成本的差異絕大部分是因為原材料質量問題以及原材料缺貨等原因引起的。具體問題如下:
(一)采購活動中各部門關系不夠協調
由于A公司是采用定單生產的方式,所以對原材料的采購也是根據定單的數量進行合理的材料采購。材料的采購首先是通過車間主管提交材料申購單,然后由生產部負責人進行審核,再由生產部將申購單交于采購部進行采購,再由采購部向供應商發(fā)出訂單,最后才通過質檢部體驗合格入庫。這一系列復雜的程序中如果某一環(huán)節(jié)出現了問題,就會導致了由于原材料得不到及時的提供,從而延誤生產周期,進而耽誤了產品定單交貨日,造成了公司不必要的費用支出。
(二)供應商原材料供應不能按時、按質交貨
一方面,由于供應商企業(yè)管理水平的普遍落后,而A公司本身的采購管理工作又缺乏有效性,常常因為原材料的影響,產品的質量得不到保證,客戶的訂單也無法滿足,結果又導致成品庫存和原材料庫存居高不下,公司的生產管理無法規(guī)范,客戶的滿意度無法提升,市場份額也難以提高。另一方面,當地家具行業(yè)原材料的需求量很大,有時甚至會出現供不應求的局面。有些供應商為了及時供應原材料,對質量把關不嚴,出現了一些偽劣產品。這些都會導致原材料不能及時供應,如此一來,采購環(huán)節(jié)就成了公司發(fā)展的一個重要瓶頸。
(三)采購隊伍力量的薄弱
A公司采購人員進行采購時,都是按照傳統(tǒng)的方式進行采購,只是按照生產部提交的申購單向材料供應商進行單一的采購,沒有從市場的角度分析采購材料的成本。在市場經濟體制下,作為現代生產企業(yè)采用這種采購方式遠遠不能滿足公司的發(fā)展需求。
三、針對問題提出的相關解決對策
(一)加強部門管理,結合具體情況靈活的減少采購程序
A公司應該注重各部門管理工作,維持好各部門正常動作,保證部門之間緊密銜接。另外,根據公司的具體情況,對于部分材料采購采用靈活的方式適當的減少程序,從而節(jié)約了材料供應時間,有利于車間產品的正常生產。另外對于車間常用材料,可直接由生產部負責檢驗。這樣不但節(jié)約了費用的開支,也保證了材料的及時送達。
(二)尋找長期供應的戰(zhàn)略伙伴
戰(zhàn)略聯盟是一種長期互惠的商務關系。聯盟與伙伴關系都有一個主要目標:出擊市場。聯盟伙伴可以通過兩種途徑實現這一目標。第一,把重點放在為采購方的最終用戶創(chuàng)造更大的價值。第二,強調實現更低的總成本。當采購方與供應商開展合作時,就可能出現提高效率和降低成本的機會,這種節(jié)約有助于公司在不損害供應商利益的前提下提供有競爭力的價格。
(三) 建立優(yōu)秀的采購隊伍
一個企業(yè)獲得卓越的采購績效必須依賴于一支高素質、高士氣的員工隊伍,建議公司應該通過招聘、訓練和培養(yǎng),造就出一批具有良好教育程度、有專業(yè)技能、思維活躍的采購專家隊伍。
該公司作為一個民營家具制造企業(yè),所處的行業(yè)競爭極其激烈。公司能否在行業(yè)內保持領先的地位,關鍵因素就是能否在保證質量的同時取得產品成本優(yōu)勢。企業(yè)采購作為企業(yè)經營活動的重要組成部分,在為企業(yè)追求合理的利潤、提供穩(wěn)定而又快捷的物資供應、專業(yè)而又全面技術服務方面起了關鍵性的作用,加強采購管理是企業(yè)挖掘潛力、增強其競爭力的重要手段。
(易文翰,1983年生,河南新縣人,許昌學院化學化工學院助教。研究方向:財務管理)
