摘 要：管理信息化是高校辦公家具管理的發(fā)展趨勢(shì)，也是提高辦公家具使用效率、促進(jìn)國(guó)有資產(chǎn)保值的重要途徑。然而，由于管理理念落后、信息化管理制度缺失、信息化平臺(tái)建設(shè)滯后等因素影響，高校辦公家具管理出現(xiàn)了責(zé)權(quán)不明晰、信息錄入失真、賬實(shí)不符問(wèn)題多等問(wèn)題。所以，應(yīng)當(dāng)通過(guò)完善信息化管理制度、建立信息化管理平臺(tái)、協(xié)調(diào)財(cái)產(chǎn)和財(cái)務(wù)管理等方式，推進(jìn)高校辦公家具管理信息化建設(shè)。
關(guān)鍵詞：信息化；高校辦公家具；管理平臺(tái)
隨著高校招生數(shù)量和辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，高校辦公家具的類(lèi)型、總量、價(jià)值等不斷增加，在高校固定資產(chǎn)中所占比重也越來(lái)越高，但是許多高校辦公家具管理意識(shí)淡薄，辦公家具管理制度不完善，辦公家具管理責(zé)權(quán)不明晰，信息化管理平臺(tái)建設(shè)滯后，這些影響了高校辦公家具的管理效率和使用效益。為此，應(yīng)從信息化管理的視角出發(fā)分析高校辦公家具管理問(wèn)題及成因，通過(guò)樹(shù)立信息化管理理念、完善信息化管理平臺(tái)、建立信息化管理制度等方式推進(jìn)高校辦公家具管理信息化建設(shè)。
一、高校辦公家具管理信息化的問(wèn)題表現(xiàn)
辦公家具管理信息化是高校固定資產(chǎn)管理信息化的重要內(nèi)容，對(duì)于提高辦公家具使用效益、促進(jìn)國(guó)有資產(chǎn)保值增值等具有重要意義。近年來(lái)許多高校都意識(shí)到管理信息化建設(shè)的重要性和必要性，在信息化管理上投入了大量人力、財(cái)力和物力，但由于辦公家具信息化管理涉及部門(mén)多、管理內(nèi)容多、責(zé)權(quán)不明晰等，許多學(xué)校都沒(méi)有建立完善的辦公家具信息管理系統(tǒng)。[1]
�。ㄒ唬┒囝^管理難以形成合力
當(dāng)前許多高校都以歸口管理方式進(jìn)行辦公家具管理，國(guó)有資產(chǎn)管理部門(mén)、后勤管理部門(mén)、教科研設(shè)備管理、圖書(shū)管理部門(mén)等都擁有部分辦公家具管理職能，然而，各部門(mén)之間缺乏有效協(xié)調(diào)，不能進(jìn)行信息資源共享，也無(wú)法形成管理合力。此外，在長(zhǎng)期管理實(shí)踐中，許多高校都建立了一套較為規(guī)范的固定資產(chǎn)管理機(jī)制，也制定了辦公家具購(gòu)置、登記、維護(hù)、報(bào)廢、出租等管理辦法，但隨著固定資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的發(fā)展，原有的辦公家具管理辦法已不適應(yīng)信息化系統(tǒng)的要求，從而產(chǎn)生了多頭管理、責(zé)權(quán)不清、管理混亂等問(wèn)題，影響了高校辦公家具管理的質(zhì)量及效果。
�。ǘ┕芾硇畔⒒潭缺容^低
在數(shù)字化校園建設(shè)中，許多高校只是簡(jiǎn)單地將各個(gè)部門(mén)的辦公家具信息導(dǎo)入學(xué)校資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，許多賬外辦公家具沒(méi)有錄入系統(tǒng)，這些信息往往并不能真實(shí)反映學(xué)校辦公家具擁有量，經(jīng)常出現(xiàn)辦公家具的使用人、存放地、維護(hù)情況等信息不全或不實(shí)問(wèn)題。此外，資產(chǎn)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)的信息系統(tǒng)往往自成體系，信息系統(tǒng)之間不能實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，也難以實(shí)現(xiàn)辦公家具信息資源共享。最后，多數(shù)高校都沒(méi)有建立與信息化管理相適應(yīng)的辦公家具管理制度，辦公家具購(gòu)置預(yù)案審定、信息登記錄入系統(tǒng)、維修費(fèi)用錄入、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)錄入等機(jī)制不健全，影響了辦公家具管理信息化建設(shè)的推進(jìn)。[2]
�。ㄈ┵~賬及賬實(shí)不符問(wèn)題多
在辦公家具管理中，許多學(xué)校都存在重實(shí)物管理，忽視價(jià)值管理的不良傾向，資產(chǎn)管理和財(cái)務(wù)管理銜接不暢，資產(chǎn)部門(mén)多依據(jù)辦公家具驗(yàn)收入庫(kù)單進(jìn)行入賬，而財(cái)物部門(mén)需要依據(jù)賬款結(jié)算情況進(jìn)行資產(chǎn)管理，從而使兩個(gè)部門(mén)的辦公家具購(gòu)置預(yù)案、明細(xì)賬等往往不一致。比如，辦公家具的采購(gòu)、使用、折舊、維修、報(bào)廢等都在實(shí)物管理流程中有所體現(xiàn)，但財(cái)務(wù)部門(mén)那里只體現(xiàn)辦公家具購(gòu)買(mǎi)付款、報(bào)廢清零兩個(gè)環(huán)節(jié)，從而帶來(lái)了賬賬不符和賬實(shí)不符問(wèn)題。
�。ㄋ模┺k公家具采購(gòu)隨意性強(qiáng)
近年來(lái)，高校擴(kuò)張、合并的勢(shì)頭不減，高校辦學(xué)規(guī)模、基礎(chǔ)建設(shè)等不斷擴(kuò)大，高校在辦公家具上的投入也在不斷增加，辦公桌、文件柜、會(huì)議桌椅、電腦臺(tái)、禮堂椅等辦公家具更新、采購(gòu)、補(bǔ)購(gòu)等較為頻繁，這些往往會(huì)帶來(lái)辦公家具管理問(wèn)題。比如許多高校的辦公家具購(gòu)置預(yù)算機(jī)制不完善，辦公家具采購(gòu)較為隨意，經(jīng)常盲目購(gòu)置、隨意添置辦公家具，重復(fù)、購(gòu)置、高價(jià)采購(gòu)，不僅增加了高校辦公家具的采購(gòu)成本，也帶來(lái)許多貪污腐敗、國(guó)有資產(chǎn)浪費(fèi)等問(wèn)題。
二、高校辦公家具管理信息化的問(wèn)題成因
（一）高校缺乏信息化管理理念
高校國(guó)有資產(chǎn)多是由財(cái)政撥款的方式購(gòu)置或建設(shè)的，在這種情況下許多高校都形成了重財(cái)輕物、重購(gòu)置輕使用的資產(chǎn)管理理念，許多高校領(lǐng)導(dǎo)都缺乏辦公家具信息化管理意識(shí)，對(duì)辦公家具管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)云平臺(tái)等信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)重視不夠，導(dǎo)致高校辦公家具管理信息化發(fā)展滯后。此外，在國(guó)有資產(chǎn)管理中高校多以教育主管部門(mén)的教育評(píng)估、教學(xué)檢查等作為固定資產(chǎn)管理依據(jù)，片面重視教學(xué)設(shè)施、科研儀器、實(shí)訓(xùn)設(shè)備等固定資產(chǎn)的購(gòu)置、使用、出售、維護(hù)、資產(chǎn)清查等，將辦公家具管理看成無(wú)關(guān)緊要的事情，沒(méi)有完善的辦公家具購(gòu)置預(yù)算機(jī)制、配置標(biāo)準(zhǔn)、管理機(jī)制等，也沒(méi)有成立統(tǒng)一的辦公家具采購(gòu)部門(mén)。
�。ǘ┬畔⒒芾砥脚_(tái)建設(shè)滯后
當(dāng)前許多高校資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)都存在內(nèi)容不全面、功能單一等問(wèn)題，只能登記辦公家具的來(lái)源、購(gòu)置日期、供貨商、類(lèi)型、價(jià)格等信息，沒(méi)有記錄辦公家具的用途、功能、質(zhì)量、特點(diǎn)等；多數(shù)信息管理系統(tǒng)只有入庫(kù)信息功能，并沒(méi)有設(shè)置信息功能模塊，無(wú)法通過(guò)信息系統(tǒng)了解高校辦公家具的使用動(dòng)態(tài)。此外，許多高校的辦公家具管理系統(tǒng)與學(xué)生管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等一樣，僅僅具有辦公家具信息統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)等功能，無(wú)法實(shí)現(xiàn)辦公家具信息資源共享，不能很好地滿(mǎn)足辦公家具報(bào)廢、購(gòu)置、維護(hù)等需要。辦公家具管理信息化不僅離不開(kāi)現(xiàn)代信息技術(shù)的支持，也離不開(kāi)學(xué)校的統(tǒng)籌規(guī)劃、整體推進(jìn)，然而許多高校缺乏先進(jìn)的信息化管理理念，不能統(tǒng)籌兼顧、積極穩(wěn)妥地推進(jìn)辦公家具信息化建設(shè)，往往是各個(gè)院系各自為政、單點(diǎn)突破的方式開(kāi)展信息化建設(shè)，帶來(lái)了重復(fù)建設(shè)和資源浪費(fèi)問(wèn)題。[3]
�。ㄈ┺k公家具管理責(zé)權(quán)不明晰
我國(guó)高校財(cái)產(chǎn)多為國(guó)有資產(chǎn)，高校只擁有辦公家具的使用權(quán)和管理權(quán)，這給高校辦公家具管理帶來(lái)許多產(chǎn)權(quán)和責(zé)權(quán)問(wèn)題，比如高校往往要根據(jù)國(guó)有資產(chǎn)管理部門(mén)的要求和規(guī)定進(jìn)行管理，應(yīng)付教育、財(cái)政、國(guó)資等多部門(mén)的檢查和評(píng)估，不能根據(jù)本校具體情況推進(jìn)辦公家具管理信息化建設(shè)。此外，高校內(nèi)部的辦公家具管理職責(zé)不明晰、權(quán)力較分散，財(cái)務(wù)處、圖書(shū)館、資產(chǎn)管理部門(mén)、各個(gè)院系等都擁有辦公家具管理權(quán)，缺乏強(qiáng)有力的辦公家具管理協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從而產(chǎn)生了重復(fù)管理、多頭管理、職能交叉等問(wèn)題，導(dǎo)致高校辦公家具購(gòu)置、使用、維護(hù)、報(bào)廢等處于失控狀態(tài)，從而產(chǎn)生了超標(biāo)配置辦公家具、辦公家具閑置浪費(fèi)等問(wèn)題。
關(guān)鍵詞：信息化；高校辦公家具；管理平臺(tái)
隨著高校招生數(shù)量和辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，高校辦公家具的類(lèi)型、總量、價(jià)值等不斷增加，在高校固定資產(chǎn)中所占比重也越來(lái)越高，但是許多高校辦公家具管理意識(shí)淡薄，辦公家具管理制度不完善，辦公家具管理責(zé)權(quán)不明晰，信息化管理平臺(tái)建設(shè)滯后，這些影響了高校辦公家具的管理效率和使用效益。為此，應(yīng)從信息化管理的視角出發(fā)分析高校辦公家具管理問(wèn)題及成因，通過(guò)樹(shù)立信息化管理理念、完善信息化管理平臺(tái)、建立信息化管理制度等方式推進(jìn)高校辦公家具管理信息化建設(shè)。
一、高校辦公家具管理信息化的問(wèn)題表現(xiàn)
辦公家具管理信息化是高校固定資產(chǎn)管理信息化的重要內(nèi)容，對(duì)于提高辦公家具使用效益、促進(jìn)國(guó)有資產(chǎn)保值增值等具有重要意義。近年來(lái)許多高校都意識(shí)到管理信息化建設(shè)的重要性和必要性，在信息化管理上投入了大量人力、財(cái)力和物力，但由于辦公家具信息化管理涉及部門(mén)多、管理內(nèi)容多、責(zé)權(quán)不明晰等，許多學(xué)校都沒(méi)有建立完善的辦公家具信息管理系統(tǒng)。[1]
�。ㄒ唬┒囝^管理難以形成合力
當(dāng)前許多高校都以歸口管理方式進(jìn)行辦公家具管理，國(guó)有資產(chǎn)管理部門(mén)、后勤管理部門(mén)、教科研設(shè)備管理、圖書(shū)管理部門(mén)等都擁有部分辦公家具管理職能，然而，各部門(mén)之間缺乏有效協(xié)調(diào)，不能進(jìn)行信息資源共享，也無(wú)法形成管理合力。此外，在長(zhǎng)期管理實(shí)踐中，許多高校都建立了一套較為規(guī)范的固定資產(chǎn)管理機(jī)制，也制定了辦公家具購(gòu)置、登記、維護(hù)、報(bào)廢、出租等管理辦法，但隨著固定資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的發(fā)展，原有的辦公家具管理辦法已不適應(yīng)信息化系統(tǒng)的要求，從而產(chǎn)生了多頭管理、責(zé)權(quán)不清、管理混亂等問(wèn)題，影響了高校辦公家具管理的質(zhì)量及效果。
�。ǘ┕芾硇畔⒒潭缺容^低
在數(shù)字化校園建設(shè)中，許多高校只是簡(jiǎn)單地將各個(gè)部門(mén)的辦公家具信息導(dǎo)入學(xué)校資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，許多賬外辦公家具沒(méi)有錄入系統(tǒng)，這些信息往往并不能真實(shí)反映學(xué)校辦公家具擁有量，經(jīng)常出現(xiàn)辦公家具的使用人、存放地、維護(hù)情況等信息不全或不實(shí)問(wèn)題。此外，資產(chǎn)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)的信息系統(tǒng)往往自成體系，信息系統(tǒng)之間不能實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，也難以實(shí)現(xiàn)辦公家具信息資源共享。最后，多數(shù)高校都沒(méi)有建立與信息化管理相適應(yīng)的辦公家具管理制度，辦公家具購(gòu)置預(yù)案審定、信息登記錄入系統(tǒng)、維修費(fèi)用錄入、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)錄入等機(jī)制不健全，影響了辦公家具管理信息化建設(shè)的推進(jìn)。[2]
�。ㄈ┵~賬及賬實(shí)不符問(wèn)題多
在辦公家具管理中，許多學(xué)校都存在重實(shí)物管理，忽視價(jià)值管理的不良傾向，資產(chǎn)管理和財(cái)務(wù)管理銜接不暢，資產(chǎn)部門(mén)多依據(jù)辦公家具驗(yàn)收入庫(kù)單進(jìn)行入賬，而財(cái)物部門(mén)需要依據(jù)賬款結(jié)算情況進(jìn)行資產(chǎn)管理，從而使兩個(gè)部門(mén)的辦公家具購(gòu)置預(yù)案、明細(xì)賬等往往不一致。比如，辦公家具的采購(gòu)、使用、折舊、維修、報(bào)廢等都在實(shí)物管理流程中有所體現(xiàn)，但財(cái)務(wù)部門(mén)那里只體現(xiàn)辦公家具購(gòu)買(mǎi)付款、報(bào)廢清零兩個(gè)環(huán)節(jié)，從而帶來(lái)了賬賬不符和賬實(shí)不符問(wèn)題。
�。ㄋ模┺k公家具采購(gòu)隨意性強(qiáng)
近年來(lái)，高校擴(kuò)張、合并的勢(shì)頭不減，高校辦學(xué)規(guī)模、基礎(chǔ)建設(shè)等不斷擴(kuò)大，高校在辦公家具上的投入也在不斷增加，辦公桌、文件柜、會(huì)議桌椅、電腦臺(tái)、禮堂椅等辦公家具更新、采購(gòu)、補(bǔ)購(gòu)等較為頻繁，這些往往會(huì)帶來(lái)辦公家具管理問(wèn)題。比如許多高校的辦公家具購(gòu)置預(yù)算機(jī)制不完善，辦公家具采購(gòu)較為隨意，經(jīng)常盲目購(gòu)置、隨意添置辦公家具，重復(fù)、購(gòu)置、高價(jià)采購(gòu)，不僅增加了高校辦公家具的采購(gòu)成本，也帶來(lái)許多貪污腐敗、國(guó)有資產(chǎn)浪費(fèi)等問(wèn)題。
二、高校辦公家具管理信息化的問(wèn)題成因
（一）高校缺乏信息化管理理念
高校國(guó)有資產(chǎn)多是由財(cái)政撥款的方式購(gòu)置或建設(shè)的，在這種情況下許多高校都形成了重財(cái)輕物、重購(gòu)置輕使用的資產(chǎn)管理理念，許多高校領(lǐng)導(dǎo)都缺乏辦公家具信息化管理意識(shí)，對(duì)辦公家具管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)云平臺(tái)等信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)重視不夠，導(dǎo)致高校辦公家具管理信息化發(fā)展滯后。此外，在國(guó)有資產(chǎn)管理中高校多以教育主管部門(mén)的教育評(píng)估、教學(xué)檢查等作為固定資產(chǎn)管理依據(jù)，片面重視教學(xué)設(shè)施、科研儀器、實(shí)訓(xùn)設(shè)備等固定資產(chǎn)的購(gòu)置、使用、出售、維護(hù)、資產(chǎn)清查等，將辦公家具管理看成無(wú)關(guān)緊要的事情，沒(méi)有完善的辦公家具購(gòu)置預(yù)算機(jī)制、配置標(biāo)準(zhǔn)、管理機(jī)制等，也沒(méi)有成立統(tǒng)一的辦公家具采購(gòu)部門(mén)。
�。ǘ┬畔⒒芾砥脚_(tái)建設(shè)滯后
當(dāng)前許多高校資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)都存在內(nèi)容不全面、功能單一等問(wèn)題，只能登記辦公家具的來(lái)源、購(gòu)置日期、供貨商、類(lèi)型、價(jià)格等信息，沒(méi)有記錄辦公家具的用途、功能、質(zhì)量、特點(diǎn)等；多數(shù)信息管理系統(tǒng)只有入庫(kù)信息功能，并沒(méi)有設(shè)置信息功能模塊，無(wú)法通過(guò)信息系統(tǒng)了解高校辦公家具的使用動(dòng)態(tài)。此外，許多高校的辦公家具管理系統(tǒng)與學(xué)生管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等一樣，僅僅具有辦公家具信息統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)等功能，無(wú)法實(shí)現(xiàn)辦公家具信息資源共享，不能很好地滿(mǎn)足辦公家具報(bào)廢、購(gòu)置、維護(hù)等需要。辦公家具管理信息化不僅離不開(kāi)現(xiàn)代信息技術(shù)的支持，也離不開(kāi)學(xué)校的統(tǒng)籌規(guī)劃、整體推進(jìn)，然而許多高校缺乏先進(jìn)的信息化管理理念，不能統(tǒng)籌兼顧、積極穩(wěn)妥地推進(jìn)辦公家具信息化建設(shè)，往往是各個(gè)院系各自為政、單點(diǎn)突破的方式開(kāi)展信息化建設(shè)，帶來(lái)了重復(fù)建設(shè)和資源浪費(fèi)問(wèn)題。[3]
�。ㄈ┺k公家具管理責(zé)權(quán)不明晰
我國(guó)高校財(cái)產(chǎn)多為國(guó)有資產(chǎn)，高校只擁有辦公家具的使用權(quán)和管理權(quán)，這給高校辦公家具管理帶來(lái)許多產(chǎn)權(quán)和責(zé)權(quán)問(wèn)題，比如高校往往要根據(jù)國(guó)有資產(chǎn)管理部門(mén)的要求和規(guī)定進(jìn)行管理，應(yīng)付教育、財(cái)政、國(guó)資等多部門(mén)的檢查和評(píng)估，不能根據(jù)本校具體情況推進(jìn)辦公家具管理信息化建設(shè)。此外，高校內(nèi)部的辦公家具管理職責(zé)不明晰、權(quán)力較分散，財(cái)務(wù)處、圖書(shū)館、資產(chǎn)管理部門(mén)、各個(gè)院系等都擁有辦公家具管理權(quán)，缺乏強(qiáng)有力的辦公家具管理協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從而產(chǎn)生了重復(fù)管理、多頭管理、職能交叉等問(wèn)題，導(dǎo)致高校辦公家具購(gòu)置、使用、維護(hù)、報(bào)廢等處于失控狀態(tài)，從而產(chǎn)生了超標(biāo)配置辦公家具、辦公家具閑置浪費(fèi)等問(wèn)題。
